アシスタント役を務め仕事を成功させる!上司を上手にサポートする6つの方法とは

今回は、部下目線でアシスタント役を務めて徹底的に上司を上手にサポートする6つの方法についてご説明していきます。
 

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フォロー役の自覚を持ち積極的な行動を!

新入社員や若手は、上司や先輩とともに取引先を訪問することが多くなります。
 
 
ココでは自分の役割をしっかりと自覚して振る舞うことが求められます。商談をまとめるスタッフの一員として、的確に上司をサポートしていきましょう。
 
 
具体的には、訪問の前に上司の指示に従ってスケジュールを調整したり、資料を準備したりします。商談の最中も、メモを取ったり、適切なタイミングで資料などを出したりして、上司をフォローします。
 
 
 
商談中は上司が指示を出す事は無いので商談の流れを見ながら、積極的に行動していくことが大切です。このようなものは当然、基本的なビジネスマナーなのでぜひ押さえておきましょう。
 

商談がうまくいく6つのサポートの仕方とは

1.上司の指示に従って入念に準備をする!

上司の指示に従い、訪問日までに資料などの手配しておくものを聞き、事前の準備を完璧にしておきましょう。
 
 
時間や手間のかかるものはきちんとスケジュールを組んで当日に間に合うように準備を進めましょう。

2.荷物などを率先して持つ!

用意した資料は率先して持つ事です。荷物を運ぶための紙袋などは、事前に用意しておきましょう。歩く時は上司より1歩下がります。車で移動する場合は上司を上座に座らせます。

3.応接室では上司より下座に座る!

訪問先では受付で会社名と名前、相手の担当者、訪問の目的を告げます。
 
応接室までの通路では、上司の一歩後ろを歩くのが基本です。応接室では上司が先に入室をし、席は上司よりも下座に座るのが基本です。出されたお茶に口をつけるのも上司の後です。

4.上司の仕事のフォローをする!

商談中は上司のアシストに徹します。
 
資料や商品サンプルなどをタイミングよく取り出す、テーブルの上のものを片付ける、話のポイントをメモする、相手の話に相槌を打つなど積極的に上司をフォローしましょう。

5.挨拶は上司の後に!

相手の担当者が入室したらすぐに立ち上がりましょう。初めての訪問先の場合は、上司に紹介してもらってから挨拶をして、名刺交換をします。

6.退室も上司が先!

商談が終わったら、挨拶をします。資料などを広げていた場合は、速やかに片付けましょう。
 
自分の方が入り口に近い場合も、上司の後に退室をします。退室の際にも頭を下げて挨拶することを忘れないようにしましょう。
 
 

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上司の仕事ぶりを観察すること!

上司や先輩と取引先を訪れる際に求められるのは、あくまでアシスト役ですが、同時に、上司の仕事ぶりを観察する良い機会でもあります。いずれは、上司が同行せず、1人で商談をしなければならないからです。
 
 
特に商談の核心となる部分は、マニュアル化はできませんし、上司も言葉では説明が難しいものです。
 
 
実際に上司がやっていることを真似するしか方法がないというわけです。もちろん、最初は上司のフォローで手一杯でしょうが、下記のようなことをチェックしてみましょう。
チェックしたい上司の仕事ぶりとは

  1. 雑談の仕方
  2. 本題の切り出し方・順序
  3. 交渉の会話術
  4. 取引先からの質問の答え方
  5. 相手の要望や考えの聞き方
  6. 話す速度やトーン・身振り



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