丁寧な対応で会社のイメージもアップ!電話の正しい受け方・かけ方とは

ビジネスマンとして会社で電話を受ける時、かける時があると思います。そこで今回は、そんな時に絶対に知っておかなければならない電話の正しい受け方・かけ方について少し見ていきましょう。
 

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会社を代表して電話対応をすることを意識しよう!

1.電話の近くにメモ帳用意する!

重要なキーワードや伝言を書き留める時など、電話対応ではメモが必須となります。電話の近くにメモ帳と筆記用具を用意しておきましょう。

2.電話は3コール以内に出る!

かかってきた電話は3コール以内に出るのが基本です。もし、3コール以上待たせてしまったら、「お待たせ致しました」と一言添えましょう。

3.自分の名前を伝え、相手の名前を聞く!

電話対応では、自分の名前や会社名を伝えるとともに相手の会社名と名前もしっかりと確認します。間違いのないようにきちんとメモをしましょう。

4.大切な事は復唱して確認!

打ち合わせの日時や納品日の変更など、大切な事は内容を復唱して再確認することが必要です。電話番号等間違えやすいものも必ず復唱しましょう。
 

電話対応は正しい言葉遣いと元気な声で対応すること!

電話対応は新人が最初に任される仕事として代表的なものの1つです。会社を代表して、外部の人と話しているということを忘れずに、きちんとした対応を心がけましょう。
 
 
電話でのコミニケーションは、顔や姿が見えません。元気のない声でぼそぼそと話していたら、それだけで会社の印象が悪くなってしまいます。正しい言葉遣い、元気でハキハキとした声で受け答えすることが大切です。
 
 
また、電話の切り方も覚えておきたいマナーの1つです。基本的には電話をかけた方が先に切ります。ただし、お客様や目上の人の場合は、相手が電話を切ったのを確認してから切りましょう。
 
 

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電話をかける時の流れとは

  • 1.◯◯社の佐藤と申します。いつもお世話になっております。
相手が電話に出たら一呼吸おいてから社名と名前を名乗り、挨拶をします。
  • 2.恐れ入りますが広報部の山田課長をお願いいたします。
取り次ぎをお願いします。不在の場合は帰社時間を確認し改めて電話します。
  • 3.いつもお世話になっております。〇〇社の佐藤です。

話したい人が電話に出たら再び名前を取り、きちんと挨拶をしましょう。

  • 4.〇〇の件についてですが、今、お時間よろしいでしょうか?
話す時間があるかどうか相手の都合を確認してから用件を説明しましょう。
  • 5.ありがとうございました。失礼致します。
話が終わったら、最後にお礼の挨拶をしてから、手でフックを押して電話を切りましょう。

▶︎業務内容と相手の立場を把握する!正しい名刺交換の方法と手順とは

電話を受けるときの流れとは 

  • 1.はい、〇〇社でございます。
電話に出たら、まず会社名を伝えます。部署直通の電話の場合は、「〇〇社、〇〇部でございます」と名乗りましょう。
  • 2.いつもお世話になっております。
相手の名前を確認したら、初めて話す相手でも必ず挨拶をしましょう。相手が乗らない場合は「失礼ですがお名前を聞かせていただけますか?」と確認をしましょう。
  • 3.相手の用件を聞く
他の人宛ての場合は「少々待ちください」と言って取り次ぎましょう。不在の場合は、「戻りましたら、こちらから折り返します」と伝え、電話番号を聞きましょう。
  • 4.ありがとうございました。失礼致します。
最後はお礼の挨拶をしましょう。相手が電話を切るのを確認してから、自分も切りましょう。
相手のことを考えかける時間にも気配りを!

自分の都合だけで電話をかけたら相手の迷惑になります。相手がその時何をしているのかをイメージして、負担のかからない時間にかけましょう。
 
電話をしない方が良い時間とは
  • 就業直後
就業開始直後はメールやファックス等の確認など忙しい時間帯です。
  • 昼休みの時間
昼休みは相手も食事に出かけるので、不在の場合が多いです。
  • 就業時間外
就業時間外に連絡するのはNGです。相手の迷惑を考えましょう。



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