ココをチェック!領収書なしでも経費として認められるの?

今回は”領収書がない場合でも経費として認められるのか”ということについて少しみていきましょう。

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ココをチェック!領収書なしでも経費として認められるの?

まず支出を証明する証拠資料が領収書ですから、領収書のない支出はいかに業務に関連していたとしても原則として「費用」とは認められないのです。
 
 
 
けれども、それはあくまでも「原則」のお話です。そもそも領収書そのものが存在しない、または領収書をもらわない支出も現実には存在します。
 
 
 
例えば取引先での慶事やご不幸があった場合の祝儀や不祝儀などすね。一定の金額を包むことで支出が終わり、領収証貰うなんてことはまずありません。他には、重要な得意先と会食してこちらが代金を支払う場合も、得意先の目の前で「領収書ください」とは言いづらいものですよね。
美人ファイナンシャルプランナー
一応確認しておくのだけれど、クレジットカードの明細でも領収書として扱うことができるわよ!
生徒
手書きの領収書ではなくてレシートでも大丈夫なんですよね?
美人ファイナンシャルプランナー
はい、そういうことよ!
美人ファイナンシャルプランナー
要は、大事なのは「こういう理由でお金が使われました!」と証明できれば何でも良いのです。
 その時最も手っ取り早いのが領収書というだけの話です。つまり、実社会の中で、そもそも領収証もらうことが習慣になっていないような支出に関しては、領収書に代わる支払いを証明する書類を用意することによって代用することができるというわけです。
 
 
 
後ほど詳しくお話ししますが、祝儀、不祝儀については、それらの案内通知書や祝儀袋等のコピーを整理しておきましょう。金額そのものを証明することができないわけですが、その取引先との関係上、一般的で妥当と判断される金額であればまず問題はありません。
 
 
 
また交通費等については、交通費利用明細書等に利用経路と金額を記載しておくことによって代用できます。また、支払いを現金ではなく預金口座から送金したような場合について、先方から領収証を取り付けなっても銀行発行の振込受取書で問題はありません。

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少額の交通費を経費で落とすための方法とは?

生徒
例えば東京の渋谷から電車で20分ぐらいのところに住んでいる方が、仕事で渋谷や新宿に行く時、わざわざ領収書は取れないですよね?「みどりの窓口」で切符を買ったりとか飛行機の場合には証拠が残りますけど… 
美人ファイナンシャルプランナー
実際は、バスや電車の領収書は無理よ!ただ200㎞以上の長距離の電車になると領収書が必要とも言われているわ!
生徒
じゃあ、「渋谷ー新宿  150円」とかは、経費にならないんですか?
これについては、記録をとっておくしかありません。どんなに小さな出費でも、こまめに記録していくことが重要です。この小さな積み重ねが、節税に結びつくことになります。最も基本的なのは、毎日の交通費について記録簿を作ることやその他の出勤伝票起こすことなどです。
 
 
さらに、航空機や新幹線等は領収書がもらえますからそれを取っておく事です。航空機はチケットレスになりつつありますが、搭乗券があれば大丈夫です。ずるがしこい人は、「羽田ー千歳」「羽田ー博多」といった交通費を行ってもないのに経費申告しようとしますが、もちろんこれはダメです。「バレないだろう!」と思っても、もし税務調査が入ったら、「この日は北海道にどういう目的で?宿泊先は?」とか必ず聞かれますからね。
 
 
 
行ってもいない場所に行ったことにして、片道160円の往復320円使った…とかは、いけないことなのですが、その程度なら可愛げがありますし、まあ正直な話、税務署も近距離の交通費200円、300円は気にもしません。
 
 
 
しかしその程度では、そもそもたいした節税にはなりません。わずかな水増しをしても、経費は月に3、4,000円位しか増えません。それ以上増やそうと思ったら、ほとんど毎日出かけなければなりませんし、そうなると「いつデスクワークをしているんですか?」という話になります。
生徒
…ところで、ICカードはどうなるんですか?SuicaとかICOCAとか、いろいろあるじゃないですか!
美人ファイナンシャルプランナー
お、良いところに気づくね!
最近では、SuicaやICOCAなどの乗車券機能の相互利用が可能になり飛躍的に便利になりました。これらのカードには履歴機能がありますから、この記録を提出しても大丈夫です。
 
 
しかし、ICカードの利用が主体となると、いちいち記録するよりも「入金チャージしたときの領収書で良いのでは?」という考えも出てきます。ところが便利なことに、ICカードは、交通費だけではなく物品の購入にも使えますよね?例えば東京のコンビニでは、ほとんどSuicaが使えてしまうわけです。
 
 
だから、チャージ金額を全て交通費として必要経費にするのは、ちょっと無理がありますね。税務調査の時、履歴を提出するように求められるということもあります。
 

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香典、ご祝儀などの領収証を頼みにくい出費はどうやって経費計上するの?

香典やご祝儀など、一般社会において支払いに対して領収証貰うと言う習慣のないものがあります。領収書は無いと必要経費にはなりませんが、先ほども書いた通りあくまで「原則」です。もともと社会常識として領収書のない支払いについては、領収書はなくても業務に関連する限り必要経費として経費計上されます。
生徒
じゃあ、出勤伝票か何かに「〇〇さん 結婚式 金30,000円」とか書いておくだけで経費になると言うことですか?…すごいですね!
美人ファイナンシャルプランナー
…あなたねー、やっぱり考え方変えないとダメよ!
 
やってもいない結婚式や葬式に出たことにするのは、論外で絶対にやってはいけません。先ほど、「業務に関連する」と書きましたよね?
 
 
つまり、得意先の息子さんの結婚式に出たら交際費になって経費ですが、知人の結婚式に出た時は業務に関係ないので経費計上することはできません。これを言い換えれば、「得意先関係の結婚式や葬式に出た」ということが、何らかの形で証明されなければいけないと言うわけです。
 
 
仮に税務調査が入って「得意先A社  ご子息結婚式のため  金30,000円」という出勤伝票だけしかなかったとします。これでも通じなくは無いですが、細かい調査官だとすぐに疑われます。つまり、何もなければその支出そのものがあったかどうかが疑わしいと判断されることがあります。ですから、その出費の事実があったと推定できるだけの資料を揃えておくことが必要となります。
美人ファイナンシャルプランナー
結婚式の招待状とか、葬儀の案内など、その冠婚葬祭が行われたことの事実を証明できる資料を保管しておくことが大事なのよ!さらに、祝儀袋などをコピーしておくと良いでしょう!常識的な金額であれば、特に問題視されることもないわ!
生徒
じゃあ、病気見舞や香典なんかは?案内が来るわけでもないじゃないですか。
美人ファイナンシャルプランナー
出勤伝票と同時に、香典袋のコピーをとっておけばよいでしょう。その日、見舞いに行ったことを証明できる記憶やメモなどもあればバッチリだね!
 

領収書を紛失したら諦めるしかないの?

領収証をなくしても、レジから出てくるレシートがあれば十分に代わりになります。支払いを現金振り込みで済ませたときは「振込明細書」でも大丈夫です。
 
 
預金口座から振り込んだときは、通帳の記帳が領収書の代わりとなります。つまり、仮に領収書やレシートをなくしたとしても「これは確実にお金がここに支払われている」とわかる物があれば大丈夫です。ただし、領収書のコピーはダメです。コピーだと、数字を修正器なので消して改ざんしてもわからないですので。
 
 
 
こちらに悪意がなく「念のためにコピーしておいて、オリジナルをなくしたらコピーを提出すれば良いか‥」などと考えていても、税務調査でコピーが見つかったら、「コピーした領収書」という行為自体で全てが疑いの目で見られることになります。



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