当日の流れを滞らせない!ビジネスマンに必要な接待の準備をする5つの手順とは

サラリーマンの方であれば、得意先の会社やクライアント等を接待する場面もあるかと思いますそこで今回は当日の流れを滞らせないために必要な接待の準備をする5つの手順をご紹介いたします。

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ビジネスマンは要チェック!接待の準備をする5つの手順とは

1.参加者・内容・予算を決める

参加者は相手側との役職のバランスを考えて決めましょう。

2.日時を決定する

日時の候補をいくつか挙げ、相手に選んでもらうのがベターです。

3.店を選び予約する

相手の地位や年齢、関係の深さなどを考慮して店を選び予約します。

4.手土産・送迎を手配する

手土産や送迎の有無は、上司と相談しながら決めましょう。

5.参加者へ連絡する

日時、会場を参加者全員に連絡します。会場までの地図は必ず送付します。
お店選びのポイント

相手の食べ物やお酒の好みのほか、帰宅ルートなども考えて店を選びましょう。

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人間関係を良好にし仕事をスムーズに!

接待相手との関係を深めるため、食事やお酒でもてなすのが接待です。良好な人間関係が築ければ、仕事のほうも円滑になるでしょう。接待は、相手に楽しんでもらうことが第一の目的です。
 
 
 
そのために、当日、その場をどう盛り上げるかはもちろん、食事や飲み物の手配、手土産などの準備が必要になります。相手の趣味や嗜好をあらかじめ知っておくと、喜ばれるひとときを演出することができます。
 
 
 
接待をするだけでなく、ときには接待を受ける側に回ることもあります。相手の好意に応えて食事やお酒を楽しむのが基本ですが、あくまでビジネスとして場をわきまえることも大切です。
 

直前の準備で当日の段取りをスムーズに!

相手の予定を確認

相手に電話を入れ、翌日の会場や集合時間、人数を確認します。「明日はよろしくお願いします」と一言添えると良いでしょう。

手土産・送迎の確認

必要に応じて数日前に送迎の車を手配します。車代やタクシーチケットは封筒に入れて渡せるように準備をしておきましょう。

接待費用の準備

費用は多めに準備しておくのが安全です。カードで精算する場合は店に予約入れた際に使えるかどうかを確認しておきましょう。

予約の再確認と挨拶

店に電話を入れ、次回や料理の内容を確認します。「よろしくお願いします」と一言挨拶しておくと良いでしょう。
 
 
 

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接待のない会社だったらどうすれば良い?

相手の会社が接待対してあまり積極的ではない場合は、どう対応すれば良いでしょうか。

ランチなどを提案する!

接待は長年にわたって行われてきたビジネス上の習慣ですが、最近では接待に対して積極的でない会社も増えているようです。そうした会社を無理に接待しようとするのは、かえって人間関係を損なうことになります。
 
 
接待を受けていただけるかを尋ね、不可ならば、上司の出席しないカジュアルな雰囲気でランチなどを提案するなどして、交流や意見交換を図ると良いでしょう。
相手の情報集めておく!

相手に心の底から楽しんでもらえる場にするには、下記のような情報リサーチが不可欠です。
 
 
とは言え、接待のためにということが相手に分かってしまうと逆に気を使わせてしまうので、普段のお付き合いの中で、さりげなく聞き出すのが良いでしょう。
  • 趣味・特技
相手に合わせた話題が提供できる。
  • 出身地・出身校
話のきっかけがつかめる。
  • 嗜好
料理やお酒を選ぶ際の参考になる。
  • 居住地
終了時間の配慮、車の手配等ができる。
  • 家族構成
手土産を選ぶ際の参考になる。



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