情報を共有し正しい判断を得る!「ホウレンソウ」の基本とは

「ホウレンソウ」とは、それぞれ「報告」「連絡」「相談」のことです。これらを欠かすと、大きなトラブルを招くこともあります。
 
 
特に入社3年目位までの新人が自己判断するのは禁物です。また、「ホウレンソウ」を常に適切なタイミングで行いたいですね。
 
 
例えば、「間に合いそうもない」と事前に「相談」すれば対応策を講じられますが、間に合わなかったと報告すれば手遅れになってしまいますよね。今回はそのような「ホウレンソウ」の基本についてご説明いたします。
 

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1.ホウ「報告」

まずは事実を述べる

商談の結果や作業の進歩状況を伝えることです。上司はこれに基づいて部下に指示を出します。状況が変わったところで早めに報告し、必要なら資料を揃えた方が良いでしょう。
 
 
まずは結論(事実)だけを述べて、自分の意見を最後に付け加えるようにするのがポイントです。
POINT

自分の意見は最後に!

2.レン「連絡」

細かいことも伝える

今後の予定や注意点などを伝えましょう。これに基づいてスケジューリングや優先事項の判断が行われます。伝える必要がないと自己判断せず、どんなに細かい事でも伝えることが大切です。
POINT

自己判断は禁物!

3.ソウ「相談」

叱責を恐れない

トラブルが起こった起こりそうな時に行います。間を置かないで、速やかに上司の下へ。叱られることを恐れて躊躇しないことです。アドバイスを求めつつ、自分の対応策も用意したいです。
POINT

自分の対応策も用意すること!

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チームワークを保つための大切な行動「ホウレンソウ」

仕事は自分1人でするものではなく、チームで進めていくものです。商談や作業の情報は共有しておく必要があり、また、上司がその情報に基づいて部下に指示を出しで行きます。
 
 
 
そこでビジネスパーソンとして求められるのが「報告」「連絡」「相談」で、総称して「ホウレンソウ」と呼ばれています。これらを適切に行わなければ、チームワークを見出し、場合によっては、会社に損害を与えてしまうこともあります。
 
 
 
特に、入社しばらくして、ある程度仕事に慣れてくると、「ホウレンソウ」がおろそかになりがちです。また、適切なタイミングで「ホウレンソウ」が、できるように上司と良好な関係を作っておくことも大切です。

上司が忙しいときはどうすれば良い?

報告は仕事の完了や経過を伝えることです。つまり、仕事は報告するまでは終わらないといえます。できるだけ早く報告するのが基本ですが、もちろん、上司が外出や会議なので席にいないこともあるでしょう。
 
 
その場合は、先延ばしにするのではなく、要点をまとめたメモデスクに置いておき、上司が戻ってきたところで改めて報告しても良いでしょう。
 
 
また、上司が席にいたとしても、声をかけていいタイミングかどうか見極めることも大切です。いずれにせよ、上司の方から「あの件どうなった?」と心配されるようではビジネスパーソンとして一人前とは言えません。

連絡のポイント

連絡する方法を使い分ける

使い分けることで、相手にも配慮することになります。

1.口頭・メモ

簡単な連絡なら口頭かデスクにメモを残しましょう。

2.電話

自分か相手が社外にいて、口頭で済む場合は電話で。

3.メール・FAX

文章にした方が良いものや図が必要なもの。

4.回覧の掲示

関係者全員に知らせたい場合は、回覧や掲示をする。
 



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