メリット・デメリットを理解して活用しよう!ビジネスメールの4つの基本とは

今回はビジネスマンとしての基本であるビジネスメールの4つの基本について少し見ていきましょう。相手に迷惑をかけないメールの送り方とはどのようなものでしょうか。

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メリット・デメリットを理解して活用しよう!ビジネスメールの4つの基本とは

1.ウィルス対策やセキュリティ万全に!

ウィルスはメールを介して広がることが多いです。相手に迷惑をかけないようにウィルス&セキュリティ対策は万全にしておきましょう。

2.内容は整理して簡潔に!長文のメールはなるべく送らない

長文メールは読むのも大変で、内容が伝わりにくいです。大事なこと、伝えたいことを簡潔にまとめて書くようにしましょう。

3,添付ファイルのサイズに注意する

相手の環境によっては、サイズの大きいファイルが受け取れないこともあります。2メガ以上の場合はファイル転送サービスを利用しましょう。

4.急ぎの要件ではメールを使わない!

メールは送信しても相手がいつ読んでくれるのかはわからないものです。緊急の用事には使わないようにしたいです。

Point

顔が見えないからこそメールはマナーやルールが大切です。

メールが届いていないこともあるので注意!

メールは現在のビジネスシーンでは欠かせないものになっています。電話で話したこと、打ち合わせで決まったことを整理したファイルにまとめ、関係者全員にメールを送るなど、日常の業務で大活躍していると思います。

 

メールの良いところは記録として残るところです。日時や金額など、口頭では行き違いが生じる可能性の高いものでも、メールなら文字情報として履歴が残るので確実です。

 

ただし、相手がメールを確認しているいこともあるので注意しましょう。間違って削除してしまうということも考えられますのし、サーバーの調子が悪くて届かないこともあります。送ったメールに対して返信がないときは必ず電話で確認することです。

文字化けの可能性がある文字は使わない!

特殊な記号は正しく表示されないこともあるので注意です。気をつけましょう。

文字化けの可能性がある文字・記号

半角カタカナア、イ、ウ、エ、オ
単位記号㎝、㎞、㎡
ローマ数字Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ
丸付き数字①、②、③
省略記号(株)、℡、№

CCとBCCの違いをしっかりと理解する!

複数の人へ送るときに便利な「CC」「BCC」の違いを覚えておきましょう。

  • CC:CCで別の人に送ったことが宛先(CC)の人にも通知されます。
  • BCC:BCCで別の人に送ったことは、宛先の人には通知されないです。

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メールと電話を上手に使い分ける!

メールと電話のメリット、デメリットを理解し使い分けましょう。

メールのメリット

  • 文字情報が記録として残りる。
  • 多忙な相手でも連絡が取りやすい。

メール向きの用件

  • 急ぎではない用件
  • スケジュールや料金など、後々のためにはっきりとしておきたいことがあるとき
  • 複数の内容を整理して伝えたいとき

電話のメリット

  • 相手の理解度などを声から感じ取れる。
  • 緊急性や重要度を相手に伝えやすい。

電話向きの用件

  • 急ぎの用件
  • 謝罪やお詫びをするとき
  • 相談など、互いの理解度や状況の確認をする必要があるとき

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打ち合わせ日時の変更をメールでお願いするのは?

1ヶ月後の打ち合わせの日時が変更。メール送信後の対応で正しいものは?

×:かなり先の予定なのでメールを送って放置した。

◯:すぐに電話をしてメールしたことを伝えた。

打ち合わせは1ヶ月先なので、急ぎの用件ではありません。また、日時の変更は後々のためにははっきりとしておきたいことなので、これをメールで伝えるのは正しい選択です。時間の空いたときに返事ができるので、相手も助かるでしょう。

しかし、そのまま放置しておいてはいけません。何らかのトラベルでメールが確認できないこともあるので、きちんと電話をかけて、メールを送ったことを伝えるのがマナーです。



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