スムーズな連絡で好印象を与える!上手なアポイントの取り方とは

今回は会社員の方々のために上手のアポイントの取り方について解説していきます。社会人になってからしばらく経っている方ももしかしたら見落としている点があるかもしれません。一緒に確認してきましょう。
 

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相手を訪問するための最初のステップとは

営業や商談のため会社を訪問する場合、事前にアポイントメント(面会の約束。以下「アポ」)を取るのが基本です。突然訪問しては相手に失礼ですし、不在で徒労に終わってしまうこともあります。
 
 
アポ取りは普通電話でおこないます。希望日の1週間ぐらい前に、会社名、氏名、同行者の人数、訪問の目的を伝えます。
 
 
 
事前に複数の候補日を設定しておき、相手の都合に合わせて面会日を決めると良いでしょう。もちろん、同行者がいる場合は、その人たちのスケジュールも確認しておく必要があります。
 
 
 
訪問の日時が決まったらその場で復唱し、電話を切った後、自分のスケジュール帳に記入しておきましょう。
 

電話で丁寧なアポ取りを心がける!

1.挨拶をする

会社名、名前をつけた後、担当者に取り次いでもらい挨拶をします。

2.目的を告げる

「〇〇の件で1時間ほどお時間をいただきたいんですが…」と目的を告げます。

3.訪問日時を決める

「候補日を伝えながらご都合はいかがでしょうか?」と相手の都合を優先して訪問日を決めます。
 
POINT

相手の都合が優先!

4.お礼をする

訪問日時を復唱して確認し、訪問を承諾してもらったお礼を述べてから電話を切りましょう。
 
 

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事前準備でアポの失敗を防ぐ!

1.用件を整理する

話の手順を整理し、疑問点には答えられるようにしておきましょう。同行者がいる場合はあらかじめ打ち合わせして置くのが望ましいです。

2.資料を準備する

訪問の目的に応じて、商品サンプル、カタログなどを準備しておきましょう。初めての訪問先には自分の会社案内も持っていくようにしましょう。

3.訪問先の情報を確認

訪問先までの交通機関、最寄り駅、駅からの道順などを確認します。移動の所要時間も計算しておくと良いでしょう。
 

アポイントの日時を変更したいときの対応方法とは

面会を約束した日時に、どうしてもはずせない急用ができてしまった場合、どうすればいいでしょうか。

なるべく早めに連絡すること!

面会をお願いした側から変更を依頼するのは原則としてNGです。
 
 
あってはならないミスですが、同じ日時に別の用件を入れてしまう(ダブルブッキング)場合もありますし、家庭の事情で変更せざるおえないこともあるでしょう。
 
 
 
約束の日時に訪問できないことが分かった時点ですぐに連絡しましょう。先方にお詫びをながら、理由を丁寧に説明します。
 
 
 
その上で改めて面会日を設定します。このとき、相手の都合を最優先するのがマナーです。ダブルブッキングの場合で、どちらの用件を優先するかを判断できない場合は、上司にも相談をしましょう。



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